ONG INDIGO COTE D’IVOIRE RECRUTE ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE)

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Description du poste

Indigo Côte d’Ivoire (Initiative de Dialogue et Recherche Action pour la Paix en Côte d’Ivoire) est une organisation non gouvernementale ivoirienne. Elle mobilise la recherche-action participative et le dialogue inclusif et participatif comme approche pour la consolidation de la paix. Cette démarche implique la conception et la mise en œuvre de processus de changements sociaux internes menés par des acteurs nationaux. Indigo travaille en étroite collaboration avec Interpeace, une organisation internationale qui œuvre à la consolidation de la paix à travers le monde.

Indigo a été mobilisée pour conduire différents projets dans l’ouest du pays, à Abidjan et à Bouaké, pour comprendre les obstacles à la cohésion sociale et les dynamiques de violence, notamment celles impliquant les jeunes. Dans le cadre de l’extension d’une initiative précédente portant sur la réinsertion de jeunes opérant en bandes organisées dans leur communauté, Indigo mobilise des ressources humaines additionnelles pour étoffer ses effectifs.

Description des tâches de l’Assistant (e) Administratif (ve)

Sous la supervision du Chargé Financier et Administratif, et en étroite collaboration avec le reste de l’équipe, l’Assistant(e) Administratif (ve) aura à charge le suivi des systèmes administratifs du projet et de toutes les opérations du programme dans leurs aspects administratifs, logistiques et de ressources humaines. L’Assistant (e) Administratif (ve) aura sous sa responsabilité une équipe composée d’un chauffeur logisticien et d’une aide-ménagère. L’Assistant (e) Administratif (ve) s’attachera à accomplir ses responsabilités avec un maximum d’efficacité et d’adaptabilité aux besoins du programme tout en étant intègre et honnête.

L’Assistant (e) Administratif (ve) devra s’assurer que les tâches ci-dessous soient effectuées avec le plus grand professionnalisme :

Administration :
• Mise en place et suivi des systèmes administratifs et des ressources humaines pour le projet et l’équipe ;
• Contribuer à l’identification d’un espace de bureau et à la mise en place d’un bureau fonctionnel;
• Gérer les éventuelles formalités de douanes et de livraison du matériel et de l’équipement nécessaires au projet ;
• Assurer les biens du projet et renouveler les assurances ;
• S’assurer que les locaux et l’équipement du programme sont bien entretenus ;
• Gérer le stock des fournitures de bureau et passer les commandes pour le réapprovisionnement en cas de besoin ;
• Assurer la mise à jour de l’inventaire de l’équipement du projet ;
• Classer, conserver et mettre à jour les documents relatifs au bail et à la location des locaux du programme.
• Assurer la publication des informations destinées au staff (affichage, réunion)
• Assurer la transmission des courriers destinés à l’extérieur (comme par exemple Direction
Générale des Impôts, ministères, partenaire etc.)
• Préparer les paiements des factures courantes : électricité, eau, téléphone, Internet et autres
factures fournisseurs ;
• Gérer la petite caisse et les dépenses en espèces, y compris la préparation des per diem pour les membres de l’équipe et les participants aux activités du projet ;
• Gérer la caisse de menues dépenses (dont le plafond est fixé selon les procédures) ;
• Exécuter toute autre tâche à la demande des supérieurs hiérarchiques.

Personnel :

• Gérer le programme de travail de l’équipe dans ses aspects liés aux déplacements et aux voyages, aux finances, à la logistique et au personnel ;
• Gérer les dossiers du personnel et assurer leur mise à jour ;
• Préparer les contrats des employés ;
• En tant que membre de l’équipe administrative, le salarié s’engage à être discret sur tous les dossiers administratifs et financiers qu’il aura à consulter ou à prendre connaissance dans le cadre de ses fonctions ;
• Exécuter toute autre tâche à la demande des supérieurs hiérarchiques.

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Profil du poste

Compétences et qualités requises :

• Minimum de 3 ans d’expérience en gestion administrative ;
• Un Diplôme reconnu en matière de gestion d’entreprise/ commerce ;
• Capacité démontrée de mise en place de systèmes administratifs et/ou de l’amélioration de ceux en place ;
• Le candidat retenu aura une grande capacité d’écoute et orientera son travail vers le meilleur soutien administratif pour la réussite du projet, ainsi facilitant au maximum le travail de l’équipe des chercheurs/ audiovisuels ;
• Très bonne maîtrise du français ; Connaissances d’une ou plusieurs langues locales ivoiriennes et/ou de anglais considérées comme un atout ;
• Maîtrise des outils informatiques tels que Word, Excel ;
• Forte attention aux détails et compétences organisationnelles ;
• Capacité à travailler de manière autonome et sous pression ;
• Esprit ouvert, créatif, flexible et orienté vers la recherche de solutions lorsqu’un problème se pose ;
• Faire preuve d’intégrité et une forte sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge ;
• Disponibilité sur au moins 1 an à temps plein à partir de janvier 2017.

Dossiers de candidature

Pour postuler, veuillez envoyer votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation à Indigocdi@gmail.com.

Merci d’indiquer « Assistant Administratif + votre nom » dans l’objet de votre e-mail. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Assurez-vous de répondre aux questions suivantes dans votre lettre de motivation : Pourquoi avez-vous choisi de travailler dans l’administration ? Pourquoi postulez-vous pour travailler avec Indigo ? Quelle est votre disponibilité ?

Compte tenu du grand nombre de candidatures, seules les personnes qui auront été retenues pour passer des entretiens seront notifiées.

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