La Banque Africaine de Développement (BAD) recrute SECRETAIRE DE DIRECTION

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  • Titre du poste: Secretaire de Direction, CHRM.0
  • Grade: GS-6
  • Poste N°: NA
  • Référence: No ADB/15/072
  • Date de publication: 19/05/2015
  • Date de clôture: 09/06/2015

Objectifs

Le Département des Ressources Humaines à la Banque africaine de développement recrute une secrétaire qui relèvera du Directeur. Le titulaire du poste veillera à l’exécution harmonieuse des travaux d’appui du bureau en assurant le fonctionnement quotidien et la coordination des activités administratives de son bureau, ainsi que la gestion de l’interface de son bureau avec d’autres services de la Banque et les entités externes.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision générale du Directeur, le titulaire du poste accomplira des tâches et les fonctions suivantes :

  • Organiser et gérer le Secrétariat du Directeur.
  • Superviser le système de traitement, de classement et de suivi des documents du Bureau.
  • Participer à la gestion et à la mise à jour de l’agenda et du compte de messagerie électronique du Directeur.
  • Filtrer et orienter les visiteurs, le courrier, le courriel et les appels téléphoniques entrants, tout en accordant une attention particulière aux questions urgentes et prioritaires qui requièrent l’attention du Directeur.
  • Rédiger, saisir et distribuer les notes, les lettres d’accusé de réception et les réponses aux correspondances, et en assurer le suivi auprès des membres concernés de l’équipe du Bureau du bureau.
  • Assurer la relecture des documents de routine préparés à l’attention et pour la signature du Directeur, en collaboration avec les membres concernés de l’équipe du Bureau de direction.
  • Planifier les réunions entre le Directeur et les principales parties prenantes au sein et à l’extérieur de la Banque, et rassembler la documentation et les notes y afférentes.
  • Noter les engagements, les invitations et  autres requêtes pour la réunion hebdomadaire de planning avec le Vice-Président des Services Institutionnels et les Chefs de division du département.
  • Coordonner les modalités de déplacement et d’hébergement et produire un dossier contenant l’agenda et les documents de référence.
  • Assurer un relais harmonieux des actions entre le Directeur et d’autres services, les partenaires externes et la clientèle.
  • Coordonner les dispositions nécessaires pour l’accueil des visiteurs.
  • Fournir une assistance administrative au Directeur, y  compris dans la préparation des formulaires administratifs et le traitement des demandes dans le programme SAP.
  • Fournir une assistance administrative aux membres de l’équipe du bureau
  • Fournir toutes autres tâches administratives et de secrétariat telles que confiées par le bureau.

Critères de sélection

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  • Avoir au minimum une Licence en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, complétée par une formation en secrétariat/gestion administration/gestion de bureau, etc.
  • De préférence, au moins quatre (4) ans  d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans un organisme international.
  • Grande capacité de service aux clients, d’organisation et de planification, aptitude à exécuter des tâches variées, à prêter attention aux détails et à travailler dans une équipe pluridisciplinaire.
  • Aptitude à communiquer oralement et par écrit en anglais et /ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
  • Parfaite maîtrise de l’utilisation des logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint).
  • Des bonnes connaissances en dactylographie sont vivement souhaitées.
  • Sens élevé d’initiative, confidentialité, d’enthousiasme et d’esprit d’équipe.

Postuler en ligne

Postuler

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

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